さいたま市で記帳代行サービスを依頼する際の注意点とは

さいたま市内でも利用者が増加している記帳代行サービスは大手企業も次々とサービス提供を開始しており、人気が高まっています。では、さいたま市で記帳代行サービスを依頼する際にはどんな注意点を知っておくべきでしょうか。本記事では記帳代行サービスの概要や注意点を解説します。健全な会社経営のためにもぜひお役立てください。

記帳代行サービスの利用によって得られるメリット

お金の出入りについて記録する「記帳」は、会社経営の要ともいえる作業です。健全な経営のためにはお金の記録は必須ですが、細かく記録を重ねる必要があり労力がかかります。経費から人件費、在庫管理に関する出入金まで細かく網羅する必要があり、お金の出入りが多い会社の場合は例え小規模であっても大変な数の記帳をこなしています。

そんな時に活用すると便利なサービスが「記帳代行サービス」です。記帳代行サービスは記帳に関するアレコレを一手に依頼できるので、今まで出納帳の管理や決算台帳の整理など、手作業で行っていたものも外注できます。

税理士が付いている記帳代行サービスの場合は決算申告に関しても相談できる、もしくは依頼できるので面倒で複雑な税務・会計処理の負担を一気に減らすことができます。

また、記帳代行サービスを使うメリットとは予算によって依頼できる業務を選べるという点です。顧問税理士の事務所に記帳代行サービスも含めて依頼をすると高額の費用が請求される場合があります。そこで、記帳部分に関しては割安の業者へ依頼をすれば費用の圧縮にもつながります。今の会社の経営状態や予算に合わせて記帳代行サービスを依頼することが可能です。

記帳代行サービス利用の流れ

便利な記帳代行サービスを利用する場合には、どのような流れで進むのでしょうか。流れは5つのステップに分けられます。

まず1つ目のステップは「業者の選定」です。さいたま市内で利用できる記帳代行業者は多数いるため、気になる場合には複数の業者に見積もりを依頼しましょう。見積もりの段階で受けられるサービスの内容や、月々の契約金額などを確認し業者を決定します。

2つ目は「打ち合わせ」です。どのような流れで記帳代行を進めるか、業者とクライアント間で細かく協議します。3つ目は「経費書類の委託」です。記帳代行には会社内で発生する経理関係の書類が必要です。打ち合わせ時に決めた日程に沿って記帳代行業者側へ送付します。目安としては月に2回や月末にまとめて送る、などが多くなっています。

4つ目は「入力」です。経理関係の資料を業者側が預かったら、さっそく会計管理システムに記帳していきます。仕分けももちろん行うので、簿記知識豊かなスタッフが入力を進めていきます。

最後に5つ目が「月次決算報告書の作成」です。月末に入力作業を終えると記帳した内容をまとめ、記帳代行業者側が月次決算報告書を作成します。貸借対照表なども綺麗に作成されるので安心です。

記帳代行サービスを依頼する際の注意点

毎月の煩雑な記帳関係を一気にまとめてくれる記帳代行サービスですが、依頼をする際に何か注意点はあるのでしょうか。注意点は3つあります。

1つ目の注意点は「サービス内容の確認」です。記帳代行業者の中には税理士がフルサポートする内容もあれば、資格を持たない業者が必要項目だけを入力する場合もあります。税理士のフルサポートの場合は代行費用の設定はやや高めとなっていますが、経営に関するアドバイスや年度末の決算報告、納付関係についてもサポートしてくれる場合があります。

一方、すでに税理士事務所と契約があり、社内の経理部の機能を委託したい場合には記帳代行のみをシンプルに行う業者もおすすめです。必要なサービス内容を確認し、費用対効果が適正なものか充分に確認した上で依頼をしましょう。

2つ目の注意点は「守秘義務」です。会社の根幹となる資金について委託をする以上、守秘義務をきちんと守れる業者である必要があります。また、経理関係を一式委託すると社内に経理関係に精通した人材を育成しにくくなります。どの程度まで委託をするべきか、今後の会社の経営方針も踏まえながら充分に検討するようにしましょう。

最後に３つ目は「資格の有無」です。記帳代行自体は税理士や会計事務所ではなくても請け負うことができますが、業務の内容によっては税理士資格がないと請け負えないものがあります。決算代行に関しては士業の独占業務であるため、資格を持たない業者が申告の代行を行ってはいけないのです。

あまりに安い記帳代行業者への依頼は避け、税理士名・税理士法人名が確認できないのに記帳代行業者が申告を謳っている場合も避けることが無難です。しっかりと業者の雰囲気を確認し、違法な業者には依頼をしないように気を付けましょう。

記帳代行は画期的なサービスであり、人的コストや会計コストを一気に削減できます。一方で税務関係の担当者を外注するリスクもあることを知っておきましょう。守秘義務をしっかりと守れ、安心のある記帳代行業者に依頼をしてトラブルが起きないように注意しましょう。